GESTIÓN
DEL TIEMPO Y PRODUCTIVIDAD
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Material escrito en Quito Ecuador 2003 por Moisés
Asto Hinostroza
|
con Sandro Bossio en la feria de libros, Huancayo
¿Qué papel juega la gestión del tiempo en la
vida de la empresa?
Nuestras organizaciones (no todas)
tienen la peor administración ni qué decirlo en cuanto al tiempo-Horario.
La correcta gestión del tiempo es un
factor fundamental para lograr la excelencia en nuestros programas de iglesia.
Vivimos en una sociedad en que las
demandas con cada vez mayores, eso significa que mucha gente trabaja hasta en
dos empleos y muchos trabajos están condicionados a su demanda y los empleados
solo acatan o son despedidos, esto hace que mucha gente viene cuando su horario
se lo permite a los cultos. Eso significa abrir espacios para ese grupo de
personas. Si manejamos este sistema de gestión que nos permita centrarnos
evaluando las posibilidades, como iglesia seremos capaces de producir grandes
resultados.
1.
EL MANEJO DEL TIEMPO
o ¿Qué hora llegó
aquí?
o ¿A qué hora debió
llegar?
o ¿Cuándo fue la
última vez que llegó tarde a algún lugar?
o ¿Cuándo fue la
última vez que llegó tarde a una reunión del liderazgo?
o ¿Cuándo fue la última vez que le
entregaron tarde un informe de alguna área?
o ¿Tiene idea de cuánto pierde su
congregación cuando usted o su liderazgo pierde el tiempo?
He visto muchos líderes, directivos que
caminan por la vida como si fuesen o están en este mundo para siempre. Te
programan citas y no están. Te postergan, si están no te atienden en la hora
programada. El tiempo no puede almacenarse, multiplicarse simplemente se hace
buen uso o malgastándolo.
1.1.
problemas de la
administración del tiempo
o Reuniones sin
agenda
o Reuniones no
planificadas
o Innecesario
requerimientos de información (reportes, informes)
o Información
incompleta para solucionar
o Liderazgo con
problemas
o Largas
conversaciones telefónicas sin resultados
o Tareas de rutina
o Mal cálculo del
tiempo
o No saber decir NO
o Desorganización
personal (falta de autodisciplina)
o Atención prolongada
de citas
o Incapacidad de
delegar
o Pobre comunicación
entre el liderazgo
2.2 ¿cuál es el objetivo de la administración
de tiempo?
o Prevenir el estrés
o Lograr el equilibrio tiempo y energía
para el trabajo en la iglesia, y en la familia
o En el desarrollo
personal con metas, objetivos que lograr7
2.3 ¿qué hacer cuando se
tiene mucho trabajo?
a. manejando su tiempo
o ¿Resuelve problemas derivados por otros que la toman
mucho tiempo
resolverlo?
o ¿Pide ayuda?
o ¿Realiza tareas no
indispensables para el cumplimiento del trabajo?
b. registrando
su tiempo
o efectúe un
seguimiento por una semana
o anote cada media
hora las actividades realizadas
o Sea minucioso y
específico
o Sé honesto
c. estableciendo
prioridades
o Desarrolle planes
o Programe tiempo para
imprevistos
o Sea realista
o Evite delaciones
(demora, detención)
2.4 ahorrando tiempo a los demás: resolviendo
problemas
o Identifique el
problema
o Considere cada
solución potencial
o Analice el problema por escrito, vierta
las posibles soluciones al igual que sus
sugerencias.
o Presente al
liderazgo el análisis y recomendaciones
2.4 tabla de distribución del tiempo
Una mejor manera de organizarnos es
hacer una tabla señalando tiempos y actividades que realiza desde que entra
hasta que sale. Puede hacerlo uno para el día, otro tener para el mes.
2.6 empleando
mejor el tiempo: producir más
o Piense: el tiempo
es oro
o Mida el tiempo que
usa para charlas, tomar café
o Identifique sus
metas (qué, quién, cuándo, dónde, porqué)
o Asegure calidad de
trabajo a medida que avanza el día
o Aliméntese
adecuadamente
o Descanse bien, es
vital
o Confirme citas con
anticipación
o Asista puntualmente
a las reuniones
o Si va a esperar,
manténgase ocupado en algo productivo
o Mejore su técnica
de lectura
o Deje de lado las
tareas menos importantes
o No difiera el
cumplimento de algunas labores
o Aprenda a delegar
o Levántese una hora más temprano (si lo
hace habrá hecho 10 semanas adicionales al
año)
o Ciña las reuniones
a la agenda.
2.7 liderando tiempo,
ganando tiempo
Tu peor enemigo no es tu jefe, ni el profesor de matemáticas de tus niños
pero el TIEMPO, y sobre todo la FALTA DE TIEMPO; es lo que te impide cumplir
tus funciones y tus actividades de la vida diaria.
De arriba
hacia abajo y te vas ahogando bajo el diluvio de arena - el trabajo y las
cargas - que fluyen sin interrupción.
Podríamos aprender mucho si fuésemos conscientes de la importancia de los
pequeños cambios que podrían destinar fenómenos más vastos.
Es importante entender hasta que punto nuestro descanso, nuestro sueño y
nuestro ritmo de vida influyen sobre nuestro trabajo, nuestro ocio y nuestros
estudios.
La gestión del tiempo es un aspecto organizacional de tu vida, así, debemos
concederle más atención.
Sin embargo, la gestión del tiempo también forma parte de un programa de
aprendizaje personal que nos permite administrar nuestras interacciones con las
personas que nos rodean y de comprender mejor los cambios en nuestro alrededor
5 reglas para administrar eficientemente su tiempo
- Monitoree como usa actualmente su tiempo
- Calcule cuánto vale su tiempo
- Arme un cronograma diario
- Priorice
- Aprenda a decir NO.
Una vez que ve en que se le va el tiempo, puede identificar y poner su foco en las tareas que le reportan los mayores retornos, tanto personales como financieros.
Comience anotando a que hora se levanta, a qué hora está lista para empezar con el trabajo. ¿Cuánto tiempo se le va en actividades como leer y contestar emails, llamadas telefónicas y trabajo específico?.
2.
Calcule cuánto vale su tiempo: “ Time is
money, baby” dicen en las películas... Si usted sabe cuánto vale realmente su
tiempo, entonces puede tomar mejores decisiones. Si, por ejemplo, su tiempo
vale $150 la hora, es mucho mejor negocio contratar a una persona para hacer un
trabajo de $35 la hora. De esa forma usted se quedó con $115 por hora para
emplearlos en tareas más beneficiosas para su actividad.
Recuerde también de calcular cuántas
horas diarias necesita dedicar a actividades facturables (lo que
efectivamente puede cobrarle a su cliente) para alcanzar los beneficios
deseados. Y también tenga en cuenta cuanto tiempo debe dedicarle diariamente a
los nuevos proyectos que mantienen su actividad en movimiento.
Si necesita ayuda con estos temas le recomiendo releer: - Como
presupuestar servicios profesionales
- Cómo
presupuestar servicios profesionales: un caso práctico paso a paso que
incluye una planilla de cálculo lista para trabajar
3. Arme
un cronograma diario o, dicho de otra manera Carpe Diem: No comience su día sin una lista de
cosas para hacer. Primero haga una lista de todas las tareas y luego
categorícelas según su importancia. Luego descomponga los proyectos grandes e
inmanejables en tareas “realizables”, no sólo serán menos intimidantes sino que
le resultarán objetivos fácil de alcanzar.
4. Priorice: ¿Tiene más cosas para hacer que horas tiene el día? Al asignarles
prioridades a sus tareas, usted se asegura que está encarando las más
importantes. Cree un sistema que funcione para usted.
Hágase las siguientes preguntas
(y contéstelas sinceramente): - ¿Qué tareas deben quedar hechas hoy?
- ¿Cuáles se pueden reprogramar?
- ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona?
- ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y
prioridades?
- ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis
objetivos?
5. Aprenda
a decir NO: ¿cada vez agrega más tareas a
su ya interminable lista? No pierda el control de su tiempo. Sea firme y mantenga
sus límites personales. Es difícil mantener los límites con los clientes que
muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades.
- ¿Tengo
realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra?
- ¿Qué pasa con
este cliente, es bueno para mi actividad?
- ¿Será
lucrativa?
- ¿La tarea
invade mi tiempo personal?
- ¿Esta tarea
es acorde con mi lista de prioridades?
Recuerde: si está bien descansado y
dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen, estará más contenta y
será más productiva en su trabajo.
Mucha gente se queja que necesita
más tiempo diariamente. Como usted ya sabe, es imposible convertir los minutos
en horas, sin embargo, es posible aprender a gerenciar el tiempo
de una manera más eficiente. Es probable que su trabajo se encuentre siempre
atrasado. En esa situación, el nivel de estrés que experimenta va en aumento y,
como consecuencia, aumenta diariamente su nivel de frustración. A pesar de que no podemos controlar el tiempo
en sí mismo, siempre es posible tomar el control del que tenemos. No es tan
difícil como tal vez le parezca. Se
necesita deseo y determinación de su parte para cambiar sus viejos hábitos de
hacer las cosas. A continuación le damos algunos consejos sencillos de implementar.
a. Algunas
pautas para ganar tiempo
Mantenga un registro
Registre todo lo que hace durante
uno o dos días. Posiblemente se sorprenda cuando descubra cuanto tiempo se
pierde con las interrupciones o buscando cosas. Antes de que comience a hacer cambios
drásticos, fíjese cómo utiliza el tiempo libre.
Use un planificador diario
Tome nota de todo lo que necesita
hacer durante el día. Esto le permitirá reservar tiempo para esos proyectos que
quedan relegados por cosas menos importantes.
Además, le permitirá llevar un registro de todo los que necesite hacer. Es muy fácil olvidarse de esas pequeñas cosas y luego fastidiarse cuando se da cuenta de que permanecen sin hacer. A medida que vaya tachando los ítems de la lista, se sentirá satisfecha/o con el esfuerzo realizado.
Además, le permitirá llevar un registro de todo los que necesite hacer. Es muy fácil olvidarse de esas pequeñas cosas y luego fastidiarse cuando se da cuenta de que permanecen sin hacer. A medida que vaya tachando los ítems de la lista, se sentirá satisfecha/o con el esfuerzo realizado.
Tómese un descanso
Es imposible seguir trabajando
productivamente si no se toma un descanso. No puede concentrase sin parar por
extensos períodos de tiempo.
Cada tanto tómese un respiro, estire las piernas o vaya por un refresco.
Volverá renovada/o y lista/o para seguir trabajando. Si se siente frustrada/o, el descanso la/o ayudará a despejar la mente y volver a enfocarse en el problema.
Cada tanto tómese un respiro, estire las piernas o vaya por un refresco.
Volverá renovada/o y lista/o para seguir trabajando. Si se siente frustrada/o, el descanso la/o ayudará a despejar la mente y volver a enfocarse en el problema.
Descubra sus momentos productivos
Todos tenemos momentos del día en que nos sentimos más
productivas/os.Tal vez sea a primera hora de la mañana o después de la comida.
Agenda las tareas más difíciles para esa hora. Si se encuentra en su mejor forma, es muy probable que los soluciones mejor y más pronto.
Manténgase organizada/o
Es muy estresante trabajar en un
entorno desordenado. Puede resultar dificultoso hallar cualquier cosa en un
entorno semejante. Invierta parte de su tiempo en mantener su entorno de
trabajo ordenado, le ahorrará un motón de energía y no pocas frustraciones,
sobre todo cuando busque ese memo o ese documento importante que justo, justo,
necesita ahora. Y si aún así, siente que se le fue el día en tareas
improductivas, vea a continuación los siguientes consejos:
Aprenda a detener las dilaciones
Tiene varias tareas que deben estar
listas para la próxima semana y, sencillamente, no consigue terminar ninguna.
Cada vez que se sienta a trabajar, se acuerda de otra cosa que necesita hacer.
Pareciera que, no importa cuán duramente trate, siempre termina haciendo otra
cosa y no la que realmente necesita hacer. La tendencia a posponer es un
tremendo problema para alguna gente. Se encuentran permanentemente estresadas
porque están siempre corriendo detrás de las cosas y haciéndolas a último
momento.
Romper
este ciclo es posible. A continuación algunos
consejos al respecto:
Haga una lista
Tome nota de las cosas que quiere
resueltas y ordénelas según su importancia. Las tareas que debieran ser
resueltas con urgencia, van al tope de la lista. Usa la lista como guía diaria.
Determine objetivos pequeños
Emprender un gran proyecto puede
llegar a ser intimidante. Cuando se siente empantanada, es muy fácil evitar
trabajar en el proyecto. Antes de empezar a trabajar es conveniente dividir el
proyecto en partes más pequeñas. Le va a resultar más fácil si puede ir
cumpliendo objetivos parciales, más acordes a su medida y, además, tiene la
ventaja extra de mantener la moral alta ya que sentirá que cada etapa la acerca
más al resultado final.
Sáquese las distracciones de encima
Puede ser que usted luche para
conseguir hacer las cosas porque cada vez que se pone a trabajar, la asalta una
lista interminable de cosas por hacer. La cantidad de llamadas telefónicas que
quedaron sin hacer, y los pequeños encargos personales de los que se tiene que
ocupar después del trabajo, por eso es tan sencillo abandonar lo que está
haciendo y correr detrás de otras cosas. Cuando esto le ocurra, tome una hoja
de papel y vaya anotándolas pero no deje lo que está haciendo hasta que haya
terminado.
Asigne un tiempo para cada tarea
Si tiene que hacer una tarea
importante, asígnele un tiempo especialmente.
Si tiene una cita consigo misma, se sentirá mejor si la cumple. Posponer no debe convertirse en una forma de vida. En la medida en que deje de posponer, seguramente su nivel de estrés tenderá a disminuir y su entusiasmo por el trabajo aumentará.
Si tiene una cita consigo misma, se sentirá mejor si la cumple. Posponer no debe convertirse en una forma de vida. En la medida en que deje de posponer, seguramente su nivel de estrés tenderá a disminuir y su entusiasmo por el trabajo aumentará.
2.8 mejorando la
organización del tiempo
o Hacer una lista de
tareas a realizar. Esto le permitirá ordenar el trabajo
o Realizar la tarea
más vigorosamente. Primero hacer la tarea más
agradable primero lo dispondrá a realizar las demás con
más ganas.
o Agregar más tiempo
a cada una de las tareas de su lista diaria.
-Ser
realista y disponer del tiempo necesario
-Calcular
mejor el tiempo
-Mantener una lista de tareas terminadas
-Para
mantener un orden establecido
-Para
auto motivarse
-Para
conocer los avances
o Estandarizar
procedimientos: en el caso de los trabajos rutinarios
o No tratar de leer
la mente
-Es
mejor preguntar y aclarar las cosas
-Leer
la mente lleva a equivocaciones y pérdida de tiempo
o No se convierta en
un árbitro
-
No se dedique a coordinar y organizar el trabajo de otros
o Estar atento ante
los que difieren (dilatan) el trabajo-Pueden
perjudicarlo
O Delegue el trabajo
O Maneje una agenda -Pero, respétela
O Ofrezca un «Menú de servicios»
O Explique cuáles son
sus funciones-De esta manera lo buscarán para
otras funciones que no son
suyas
2.9 la personalidad y el tiempo
o La personalidad influye
en la manera de hacer las cosas. Cada uno
cosas según como es.
o Es importante
conocer cómo es uno al hacer las cosas
o Es importante
conocer cómo es uno mismo
o Hay cuatro formas
de ser, cada uno de nosotros tiene las cuatro
formas de ser, pero una de ellas nos
domina en la vida diaria.
o A partir de nuestra
personalidad dominante es que pensamos, decimos, hablamos y hacemos. Nuestra
forma de ser forma de ser imprime la velocidad, ritmo, calidad y cantidad de
cosas que hacemos y cómo los hacemos.
3. AUTOANÁLISIS
DE PERSONALIDAD Y TIEMPO
a. recreativo
o Hablan sin
palabreo, directo, en tono alto y claro
o No hacen muchos
problemas con las cosas buscan y encuentran
soluciones rápidamente
o Son dinámicos,
dominantes, enérgicos y prácticos
o Puede llegar a ser
desordenado, deja las cosas por cualquier lado
b. expansivo
o Hablan con
anécdotas, informalmente, yéndose por las ramas y en
tono variable
o Son divertidos, dispersos,
imaginativos e inquietos, dan muchas vueltas
al hablar.
O Pueden fijarse en
exceso en la apariencia de las cosas, perdiendo el foco y la atención y por
ende el tiempo.
o Son desordenados,
tienen cosas no importantes que le estorban.
c. lógico
o Hablan con pocas
palabras, esquemáticamente, en tono monótono y sin alzar la voz.
o A veces por el
contrario se expanden explicándose demasiado y de una manera demasiado precisa, lógica, detallada, que les
puede hacer perder el tiempo.
o Son respetuosos de cronogramas, formales y detallistas,
parecen fríos.
o Su oficina es muy
ordenada, clásica y no hay nada fuera del lugar, se puede encontrar todo muy rápido con ellos.
d. sensible
o Hablan con
tranquilidad y lentitud, en tono medio a bajo.
o Pueden hacer las
cosas con tanto cuidado y concierto temor o duda, que les hace perder el tiempo
o Son buenos oyentes,
discretos, suaves y les importa mucho las personas y situaciones. Pueden
invertir mucho tiempo en oír y hacer cosas por los demás
o No son desordenados
pero tampoco exageran en el orden, son moderados
4.
CLASES PARA DELEGAR CON EFECTIVIDAD
A. lo que debe hacer el que delega
o Determinar con
precisión qué actividades y cuándo deben delegarse
o Seleccione las
personas que reúna capacidades
o Explique
antecedentes sobre la tarea, razones por las que ha de realizarse, resultados
básicos esperados y plazos (totales y parciales) de realización.
o Tome tiempo para
formar e informar. Explique cómo desea se hagan las cosas, confiera autoridad y
asigne los medios precisos.
o Sea comprensivo con
la carga de trabajo de su colaborador. Ayúdele a establecer prioridades
o Comunique fechas
para seguimiento y evaluación (cualitativa y cuantitativa) del rendimiento.
Acepte errores y pida sugerencias de solución
o Pida ejecución
íntegra de las tareas
o Muestre su
disponibilidad
o Premie el trabajo
bien hecho
o Registre los
resultados obtenidos para tenerlos en cuenta en otras delegaciones
B. lo que debe superar el que delega
o Autosuficiencia:
creer ser mejor. Más rápido y perfecto que los demás
o Desconfianza en las
capacidades y juicio de los demás y en acoger sus ideas y planteamientos
o Perfeccionismo:
afición a detalles, precisión, nitidez y tener a los posibles de sus funciones (la de controlar)
o Temores motivados
por la fuerte personalidad del colaborador o a que éste lo haga mejor
o Sensación de
pérdida de tiempo o falta de disposición para formar al colaborador para que
acepte su responsabilidad y venza sus propias dificultades
C. lo que debe vencer el pastor
o Falta de confianza
a sí mismo
o Comodidad o
pasividad
o Desmotivación
o Miedo a ser
criticado por posibles errores
5. ¿CÓMO UTILIZA SU TIEMPO?
o Determinar cuáles
son las actividades en las que dedica más tiempo.
o ¿Es correcto el
tiempo dedicado a esas actividades?
o ¿Hay actividades
que están siendo beneficiadas con mayor tiempo del necesario?
o ¿Hay actividades
que podrían ser delegadas?
- ¿Qué es lo que podría delegar?
- ¿En quién delegaría?
- ¿Por qué debe ser delegado a ese líder?
- ¿Cómo debe hacer la función delegada?
- ¿Cuándo debe tenerlo terminado?
1. DESORGANIZACIÓN CRÓNICA
a. Medios
objetivos personales sobre el escritorio: tenga solo lo necesario, aquello
que lo distraiga y le quiten tiempo, espacio para trabajar.
B. Demasiado
documento suelto y disperso: adquiere un archivo de acordeón
- Para ordenar los documentos según sus
características.
- Para que no se pierdan
- Para que sean más fáciles de encontrar
c. Congestión
de trabajo: retire las bandejas in-out
- Los trabajos recibidos deben ser
realizados inmediatamente.
- Los trabajos a entregar deben ser
entregados inmediatamente
d. Tenga
a la mano lo que usa con mayor frecuencia:
- Para evitar pérdidas de tiempo
innecesarias como buscar siempre lo mismo en
diferentes lugares.
e. Exceso
de útiles inútiles:
- Lo
que no se hace necesitan ocupar espacio
- Lo que no se hace necesitan , distraen y
estresan
f. Cambie
su sistema de archivos
- No junte papeles
- Archive lo necesario
g. Uso
de muchas agendas en paralelo:
-
Atienda de inmediato todo documento que reciba
- No deje que se
acumulen los documentos
h. Acumulación
de trabajo:
- Atienda de inmediato todo documento que
reciba
- No deje que se acumulen los documentos
i. falta de orden y limpieza diaria:
-
Antes de retirarse deje su escritorio ordenado
- Le permitirá ganar
tiempo al día siguiente
2. MAXIMIZANDO SU TIEMPO
o Haga una lista lo
que hará ese día
o Prepara una agenda
semanal
o Planificar el día
considerando sus niveles óptimos de rendimiento
o Mantenga un archivo
en la computadora con documentos a manera de planilla
o Considere los
cambios por adelantado (plan alternativo)
o Siempre tome sus
descansos.
3. ENCONTRANDO ESTILOS DE TRABAJO ÓPTIMOS
A. Sujeto al grado de dificultad
Prefiere
primero lo difícil o lo más sencillo?
B. Sujeto al grado de versatilidad
¿Prefiere trabajar en varias tareas a la
vez o una por una?
C. Sujeto al nivel de tolerancia
¿Conoce sus niveles de tolerancia?
Tolera o no el desorden, el ruido, la suciedad, la limitaciones materiales
D. Sujeto a su cuerpo
¿Conoce el ritmo de su cuerpo?
-trabaja
mejor en la mañana, madrugada o de noche
-mejor
o peor con el estómago lleno o vacío
E. Sujeto al nivel de presión
¿Trabaja mejor bajo presión o teniendo
tiempo disponible y suficiente?
4. LOS LADRONES DEL TIEMPO
-Si el líder o hace bien su trabajo, es
porque tu organización está mal. Hay que re direccionar.
o Manejo del día
-No
trate de ser un robot
-Debe
saber lo que quiere hacer este día y cómo
obtenerlo
-¿En
qué se fue mi tiempo hoy? (análisis autocrítico al final)
-Solo
programe tareas prioritarias
10. Manejo
del tiempo en las reuniones:
10.1 Seis claves del antes:
1.
Identifique objetivos de la reunión
*pregúntese:
-¿Por
qué debemos reunirnos?
-¿Es
algo que no se puede resolver por: E-mail, teléfono?
*Ojo con la «reunionitis»
*La gente se reúne por costumbre, a
veces hay reuniones que son inútiles.
o Asignar actividades
con sus correspondientes: recursos, tiempo y responsables realización de
proyectos)
o Medir los
resultados (indicadores de logros)
o ¿Qué entendemos por
identidad?
Es el conjunto de rasgos característicos
que identifican a una institución (iglesia) ¿Quién es? ¿Qué es?
2.
Identifique quiénes deben estar, a quiénes convocar.
o Hay que convocar
por la pertinencia en el tema a veces se invita a gente inadecuada, que además
le quita tiempo a otros en participación.
o Se convoca a
quien tenga dificultades para llegar a
estar y se les espera en vano o llega tarde alternando el orden de la reunión.
3.
Conozca a la audiencia
o Saber cuántos y
cómo son, nos permitirá saber cómo tratarlos y cómo debe ser la reunión: breve y puntual (al grano)
extensa (grupos racionales o que dudan y problemáticos) pocas personas participativas.
4.
Prepare el tema personal de la reunión
o Tener lo que va a
decir, listo y ordenado. Permite saber cuánto uno va a decir y eso se puede
controlar en materia de tiempo.
5.
Determine la duración (administre el tiempo)
o De acuerdo a la
extensión y complejidad de la agenda, se determina cuánto dura una reunión.
o Reuniones con
muchos temas extensos no sirven saturan y agotan.
6.
Convoque con suficiente anticipación
o No afecte los
planes propio o de los demás afectando los tiempos dedicados a otras labores
o Planifique el mejor
«cuando» posible (día y hora) y avise con tiempo prudencial.
10.2 TRECE CLAVES DEL DURANTE
A. Inicie
a tiempo
o Si la reunión es a
una hora, a esa hora debe ser
o Comience con los que están
o Reordene su agenda
si es necesario
B.
Exponga temas: defina su agenda
o Dé a conocer lo que
tratará en la reunión
o Respete su orden:
de los más simple a lo más complejo, pero cada tema debe tener un tiempo para
su tratamiento.
C. Exponga
objetivos: defina su agenda
o Explique para qué
es la reunión. Que a todos les quede claro para qué es, así se evita la mezcla
o inclusión de temas irrelevantes a medio camino
D. Explique
los procedimientos de la reunión
o Exposiciones,
duración de cada una, rueda de
preguntas, conclusiones.
E. Controle
el tiempo (evite perderlo, re encause la reunión si se dispersa)
o Evite que la gente
se distraiga, que alguien se explaye, saliéndose de los temas pertinentes, se
enfrasquen en discusiones sin salida
o Controle el tiempo.
F. Involucre
a los otros, en turnos ordenados
o Para eso es una
reunión, para enriquecer un trabajo con la diversidad de los puntos de vista
o Motive ello, pero
en orden, a turnos y de igual duración y calidad.
G. Use
más de un medio: sea gráfico y audiovisual.
o Usar Power Point le
puede ayudar a controlar los tiempos (no se demore más de 3 minutos por
pantalla)
o Usar gráficos o
esquemas ayuda a abreviar la rapidez en la comprensión, anotar en la pizarra
ayuda a visualizar mejor lo que se dice, más rápidamente
o Repita resúmenes en
las exposiciones
H. Anote
o haga anotar
o Que alguien anote,
ayuda a ganar tiempo
o En una reunión se
dicen muchas cosas y las buenas ideas se pueden perder en la discusión
o Se pierde mucho
tiempo tratando de recordar que fue lo que se dijo
I. Evite
interrupciones
o Si se va a reunir, reúnase o Apague celulares, no reciba visitas, Ud.
dirija hora y fecha en función al momento realmente disponible y de real
dedicación de todos los que participan.
J. Saque
conclusiones y soluciones
o Una vez todos los
temas tratados, rápidamente recupere lo que se concluyó de cada uno de ello.
Ojo: anóteles en orden
K. Identifique
tareas, compromisos, obligaciones y responsables
o Si es pertinente,
haga esto en orden y rápidamente
o Si concluyó en
orden y conoce a la audiencia, sabrá quién es quién, quién hace qué
L. Identifique
y precise plazos, fechas de término o entrega
o Así como fijas
fecha de próxima reunión es importante negociar y comprometer realistas fechas
de entrega o de término de productos, documentos o actividades
o No imponga fechas
para esto a menos que la tarea lo exija, acuerde fechas
LL. Defina
próxima reunión
o La base para una
próxima eficiente reunión será la eficiencia de la anterior, en su organización
antes y durante la misma.
o Fije fechas en
función a los mismos criterios usados para la anterior
10.2dos cuestiones importantes adicionales en una
reunión
*Si usted es solo participante
o Pida
anticipadamente el orden del día
o Prepárese para
contribuir con sus ideas y experiencias
o Sé puntual
o Deje para después
de la reunión la charla con otros
o Sé breve y preciso
en sus comentarios
o Huya de las
pasividades propias y ajenas
o No atienda a nadie
mientras la reunión tenga lugar
10.3. PRIORIDADES ABC (DOSIFICAR)
o Las tareas A con
los más importantes del pastor y directiva, solo pueden ser llevadas a cabo por el pastor o equipo
pero no se delega.
o Las tareas B, por
lo general son tareas importantes y también delegables.
o Las tareas C son
las de menor valor para el cumplimiento de una función, se bien son las que consumen la mayor parte
del tiempo que se dedica al trabajo (trabajos rutinarios, papeleo, lecturas,
teléfono, actas, correspondencia, trabajos administrativos, etc.)
OJO: el análisis del ABC no significa
preocuparse solamente de las tareas A y renuncias total a las C, sino
equilibrarlas según su importancia.
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